Web会議では、対面会議とは違う悩みがあります。「会議中のパソコン操作が多い」・「スムーズに進行できない」・「最終的にどうなったかの確認が増えた」など、様々な問題も出てくるようになりました。ここでは、Web会議効率アップにつながる、Web会議アプリの基本機能とホワイトボード機能の活用方法を紹介します。
◆Web会議アプリの基本機能
Web会議は、Webブラウザからでも参加可能ですが、機能が一部制限されることもあるため、Web会議アプリをインストールしてアプリで参加することをおすすめします。
- Web会議の参加
Web会議へは、会議開催者から送られてきたURLにアクセスすれば参加できます。会議時間にURLにアクセスすると、自動的にアプリが立ち上がり会議が始まります。Webブラウザからも参加はできますが、機能が一部制限されるため、アプリから参加するのがオススメです。
- Web会議の開催
Web会議アプリのアカウントを作成しておくと、自分主催のWeb会議を始めることができます。また、スケジュールカレンダーと連動しておくことで、会議の予約も可能です。
- マイク・カメラのオン/オフ
マイク・カメラのアイコンをクリックすれば、ミーティング中の離席や、カメラを映せない時に、マイク・カメラのオン/オフ機能を切り替え可能です。
- パソコン画面の共有
Web会議のスムーズな進行には、同じ画面や資料を見ることは欠かせません。Web会議アプリでは、お互いが見ているパソコンの画面を他の参加者にも共有できるため、円滑にWeb会議を進行することが可能です。
- チャット機能
Web会議アプリには、チャット機能があります。「参考ページのURLを共有したい」、「会議の本筋とは違うが報告したいことがある」など、会議中の会話を邪魔することなくチャットでメッセージ送信が可能なため、Web会議の進行を妨げずに連絡ができます。
- バーチャル背景機能
Web会議アプリ便利な機能に「バーチャル背景機能」があります。Web会議の際、自宅やオフィスなど、周囲に映したくないものがある時にぜひ活用してください。Web会議アプリにある画像だけではなく、自分で撮影した画像も設定可能なので、実際の背景を隠してミーティングに参加できます。
◆便利な「ホワイトボード機能」の活用
Web会議では、どちらかが一方的に話すことが多く、相手と認識のズレも生まれやすいことも多々あります。なかなか意見がまとまらないため、会議が長引いてしまうことも。そんな時に役立つのが「ホワイトボード機能」です。参加者が直接書き込めるため、視覚的なまとめ方ができるので、Web会議のスムーズな進行が可能です。
- フローやイメージなど言葉では伝えにくい内容を図示
Web会議中で、資料にできていないイメージや、進行中に決めていく業務のフローは、ホワイトボードに図示しながら説明しましょう。参加者の共通認識も持ちやすく、意見がまとまりやすくなります。
- ブレストで出た意見をサッと入力し振り返り
参加者が自由にディスカッションしてアイデアを出し合う「ブレインストーミング」。出てきた意見を次々と入力することで、アイデアを視覚的に確認することができます。そのため、最終意見をまとめるときに、スムーズに意見を集約することが可能です。
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